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작업명 : 1. 프리젠테이션의 정의
Presentation이란 한정된 시간 내에 정보를 정확하게 전달, 그 결과로서 판단과 의사결정까지 초래하는 Communication Skill이다.
- 한정된 시간
- 청중
- 원하는 결과 (방향성)
2. 프리젠테이션의 성공요소
ü 목적 (Purpose)
ü 청중 (People)
ü 장소 (Place)
1) 목적의 명확화
- 왜 프리젠테이션을 하는가?
- 얻고 싶은 결과는 무엇인가?
2) 청중 분석
- 청중의 Needs 분석
- 청중의 지식수준 파악
- 설득에 필요한 요소 추출
3) 장소 분석
- 환경 (실내 환경 / 공간 Layout)
- 설비의 배치 및 주변 분석
3. 프리젠테이션 준비 단계
프리젠테이션 준비는 내용을 결정하고 자료를 작성하여 발표를 준비하는 단계로 이루어진다.
4. 목표기술문의 작성
목표를 명확히 문장화하여 기술함으로써 발표시간 관리 및 전체 내용선택의 가이드라인으로 활용할 수 있다.
1) 프리젠테이션의 목적은 무엇인가?
제안? 요청? 설명? 설득?
2) 목표기술문의 구성 요소
- 시간 배정: 할당된 시간내에 목표를 설정해야 하며 청중의 편안함에도 신경을 써야 한다.
- 주요 전달 내용: 이 프리젠테이션을 통해 무엇을 하고자 하는가?
- 원하는 결과: 청중으로부터 어떤 반응을 얻고자 하는가?
예) 15분 동안에 고객사 구매팀장 및 팀원 10명을 대상으로 고개사의 프린터기의 문제점과 이에 대한 해결방안으로 새로운 프린터기를 구입함으로써 얻을 수 있는 잇점을 설명하여 차기 예산에 프린터기 20대 구매비를 반영하도록 설득하겠다.
Format) ___________(시간배정) 동안에 __________________ (주요 전달내용) 해서, 청중이 _________________(원하는 결과) 하도록 / 할 수 있도록 하겠다.
5. 프리젠테이션 구성
1) 서론 (분위기 조성)
- 주의 환기: 질의/응답, 경험, 이야기, 통계, 인용, 청중의 관심사항…
- 동기 부여: 청중들이 그곳에 있는 이유, 목표기술문의 원하는 결과, 청중과의 공감대 형성
- 주요 포인트 소개: 본문의 주요 내용에 대해 청중을 준비시키고 프리젠테이션의 주도권 행사 (Grouping)
- 질의 / 응답 시간 안내
2) 본론 (논리적 배치): 뭔 소리를 하는지… 말하고자 하는 바가 무엇인지… Main Idea들을 3~4개 정도로 Grouping 한다.
- 포인트 1
- 포인트 2
- 포인트 3
* 주요 포인트를 설명하고 증명하고 요약하라.
a. 주요 포인트를 논리적인 순서로 배치하라
- 비교 / 대조
- 연대순
- 문제 / 해결 방안
- 원인 / 결과
b. 필요한 정보만 포함시켜라
c. 서론에서 열거했던 포인트를 벗어나지 마라
d. 간결한 대화체 문장을 사용하라
e. 약하고 자신없는 말투를 삼가라
- ~ 인 것 같다
- ~ 이었으면 좋겠다
* 전환문을 계획해 두는 것이 중요하다. 그렇지 않으면 음… 어… 다음은… 에.. 와 같은 시간 채우기용 단어들을 사용하게 된다.
a. 수사 의문문을 사용하라
b. 접속 혹은 그런 신호가 되는 단어, 구를 사용하라
- 그러나, 결과적으로, 그래서, 따라서 등과 같은 단어들은 하나의 아이디어 혹은 생각이 종료되고 다른 것이 시작된다는 신호로서 사용된다
c. 전환문은 프리젠테이션의 여러 부분을 하나로 연결하며, 피와 살을 입혀서 프리젠테이션을 하나의 유기체로 만든다.
3) 결론 (인상적 마무리)
- 주의 환기: 청중의 주위를 다시 한 번 점검. 동기부여문이나 주의 환기문을 그대로 사용할 수 있다.
- 주요 포인트 요약: 마무리에 도움을 준다. 청중으로부터 질문을 유도해내는데 도움을 준다. 이 세 단계는 1)______, 2)______, 3)_______ 이었습니다. 오늘 우리는 ____________을 검토해보았습니다.
- 질의 / 응답
- 최종 마무리문: 최종 마무리문을 통해서 당신의 청중이 행동을 하게끔 하라. 강하고 인상깊게 하라. 완전한 문장으로 철저히 준비하라.
* 질문에 답하는 5단계 절차
a. 한걸음 앞으로 나아간다
b. 질문한 사람을 가리키거나 이름을 알면 호명을 한다
c. 질문을 하고 있는 사람을 향해 100% 시선 접촉을 한다
d. 잠시 말을 멈춘 다음, 전체 청중을 향해 질문을 다시 한 번 말한다
e. 전체 청중을 보고 답변을 한다
* 결론 부문 주의 사항
a. 새로운 정보를 언급하지 말라
b. 부정적인 어조로 끝내지 말라
c. 결론은, 요약하면, 이상으로… 와 같은 상투적인 문구로 끝내지 말라
d. 자신감 없고 무력한 표현으로 마지막 인상을 주지 말라
e. 마지막 문장 (최종 마무리문)을 읽지 말라
f. 끝내기 전에 자료를 챙기지 말라
6. 시각자료 활용 (챠트로 말하라)
1) 시각자료 활용의 성공 기법
- 청중의 입장에서 작성하라
- 문자 정보는 챠트화, 수치 정보는 그래프화하라
- 일치된 포맷으로 통일하라
- 제시되는 Data의 범위를 검사하라 (1도1사의 원칙)
- Message의 효과적 표현을 위한 비쥬얼화
- 색상을 조화롭게 활용하라
- 적절한 분량을 고려하라
7. 전달기법
1) Appearance Check
2) 목소리
- 목소리의 크기
- 말의 속도
- 발음
- 억양
- 잠시 멈춤
3) 시선 처리
- 1:1로 시선처리하라
- One Sentence, One Person
- 첫 시선은 가장 먼 곳 또는 가장 편안한 사람
- 골고루 시선을 던져라
- 천정이나 바닥을 보지 마라
4) 리허설: 구조화 (Organize), 가상화 (Visualize), 사전연습 (Practice)
- 단어별로 익히지 말고 포인트별로 익혀라
- 시각 기자재를 활용하여 리허설을 하라
- 실재 상황을 연출하라
- 시작과 마무리를 철저히 기획하라
è 자신감을 가질 수 있다. 문제점을 파악할 수 있다. 예상 질문에 대비할 수 있다. 시간 조절을 할 수 있다.
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