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작업명 : 1. 제한된 시간을 효과적으로 활용하는 기술을 익혀라.
청중들이 집중해서 들을 수 있는 시간은 제한되어 있다. 배당 시간을 먼저 고려해야 하지만 평균적으로 20분을 넘어서면 청중들은 슬슬 집중력이 떨어지기 시작한다. 개인차는 있지만 평균적으로 30분이 가까워오면 집중력이 떨어지기 시작하는데 이 시점에서 흥미
를 끌 만한 실례를 들거나 질문을 하여 집중력을 끌어 올려야 한다. 최근 프리젠테이션에활용되는 다양한 시청각 기자재를 사용하는 것도 좋은 방법이다. 또한 제한된 시간을 초과하거나 정해진 시간보다 늦게 시작해선 안된다. 시간을 지키는 것도 신뢰감을 형성하는 중요한 요소가 된다.
2. 일관된 흐름을 갖고 요점을 간결, 명확하게 전달하라.
아무리 달변이라 해도 요점이 명확하지 않고, 장황하게 늘어놓기만 한다면 상대를 설득하기 어렵다. 먼저 프리젠테이션의 목표를 명확히 설정하고, 전달하고자 하는 핵심적인 사항을 일관된 논리 하에 간결하고, 명확하게 전달하라. 장시간 프리젠테이션을 들었을 때 청중이 기억하는 내용이 얼마나 있으리라 생각하는가? 반드시 기억해야 하는 가장 중요한 내용을 도입부와 종결부에 반복하여 인지시켜야 한다. 일관된 흐름을 갖고 요점을 명확하게 전달하는 것이 중요하다.
3. 다양한 시청각 기자재를 활용하여 프리젠테이션 효과를 극대화하라.
프리젠테이션의 방법론적인 측면에서 어떤 방법이 가장 최선이라는 모법 답안은 없다.
그러나 프리젠테이션의 성격과 프리젠터의 성향에 따라 적절한 시청각 기자재를 사용하는 것은 확실히 효과적이다. 청중들은 프리젠터를 볼 때 시각적인 면에 가장 큰 영향을 받는다.이는 프리젠터의 개인적인 스타일에도 관계된 것이지만 그보다 듣는 것만으로는 집중하는 데 한계가 있기 때문이다. 오감을 자극하는 다양한 비주얼 자료를 사용하는 것도 결국은 보다 효과적으로 청중을 설득하기 위한 방법인 것이다. 프리젠테이션에 주로 사용되는 시청각 기자재들은 오버헤드 프로젝터, 슬라이드 프로젝터, 빔 프로젝터, VCR, 영사기 등 다양하다. 각 기자재마다 장단점이 있으므로 무엇보다 프리젠터 입장에서 사용하기 편하고, 가장 적절한 장비를 선택하는 게 좋다. 시청각 장비가 프리젠테이션 효과를 높일 수는 있지만 프리젠터가 그 장비로 인해 부담을 느껴 진행이 매끄럽지 못하다면 오히려 장비를 최소화하는 것이 더 좋다.
4. 철저한 준비를 통해 자신감을 가져라.
준비과정은 대부분 공동 작업이지만 프리젠테이션은 결국 프리젠터 혼자의 몫이다. 따라서 프리젠터의 역할이 무엇보다 중요하고 그만큼 부담감도 크다. 유능한 프리젠터라면 전달하고자 하는 내용을 명확하게 이해하고 내용에 대한 확신을 가져야 하며 철저하게 준비해야 한다. 또한 돌발 상황에 대처할 수 있는 임기응변 능력도 갖춰야 한다. 프리젠터는 어떻게 보면 무대의 배우와도 같다. 청중에게 감동을 주기 위해서 엔터테이너의 역할을 감수해야 한다. 적절한 시선 안배, 표정 연기와 음성, 세련된 손놀림과 유머감각 그리고 위기상황 대처능력을 갖춰야 한다. 리허설을 통해 연습하는 것도 하나의 방법이 될 수 있다.
5. 설득해야 할 대상에 대하여 철저히 연구하라.
프리젠테이션은 구체적인 대상이 정해져 있으며 프로젝트 수주와 연결되는 경우, 특정 클라이언트를 설득해야 하는 작업이다. 누군가를 설득한다는 것은 결코 쉽지 않은 일이다. 확실한 논거를 바탕으로 이성적인 합의뿐 아니라 감정적인 호응도 이끌어내야 하기 때문이다.
따라서 사전에 대상에 대한 정보를 가능한 한 많이 수집하라. 그리고 아주 작은 성향까지도 파악해서 결정권을 갖고 있는 대상에 맞는 프리젠테이션 스타일을 개발하라. 만약 결정권자가 이 분야에 정통한 전문가라면 철저한 지식으로 무장을 해야 함은 물론 그가 생각하지 못한 뛰어난 무기를 갖고 있어야 한다. 만약 클라이언트의 스타일이 개성을 중시하는 자유로운 스타일이라면 두껍기만한 기획서와 구태의연한 진행방식은 버려라. 이 때 중요한 것은 수집한 정보의 정확성이다. 잘못 파악했다가는 오히려 낭패를 보기 쉽다. 프리젠테이션은 쌍방향의 암묵적인 커뮤니케이션이라는 점을 명심해야 한다.
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